كيفية إدارة الوقت بفاعلية ، خطوات إدارة الوقت

كيفية إدارة الوقت بفاعلية ، خطوات إدارة الوقت من المعلومات التي يجب على كل إنسان التعرف عليها حتى يتمكن من استغلال الوقت الطويل المتاح أمامه كل يوم، إذ يعاني كثير من الناس في ضياع الوقت وهدره في الأمور التي لا تعود على الإنسان بالنفع، وسوف نقدم في هذا المقال معلومات حول تعريف إدارة الوقت، ونتعرف على خطوات إدارة الوقت، وأهداف إدارة الوقت، والفرق بين تنظيم الوقت وإدراة الوقت وغيرها من التفاصيل.

تعريف إدارة الوقت

يشير مصطلح إدارة الوقت إلى عمليات التخطيط التي يقوم بها الإنسان من أجل السيطرة على الوقت المتاح أمامه، وبمعنى آخر فإنَّ إدراة الوقت نشاط يهدف من خلاله الإنسان إلى تحقيق الفوائد القصوى للعديد من الأنشطة والأعمال الأخرى خلال وقت محدد، ولا يتعلق مصطلح إدارة الوقت بالوقت نفسه، لأنَّ الوقت ثابت ولا يمكن الزيادة فيه أو النقصان، ولكن الغاية استغلال نشاط الإنسان خلال هذا الوقت لتحقيق أقصى الفوائد في مختلف الأعمال والأنشطة التي يقوم بها الإنسان في شتى مجالات الحياة، وتعتمد إدارة الوقت على مجموعة من الأفكار والعمليات والتقنيات والأساليب المختلفة، وتكون في كثير من الأحيان من الضروريات من أجل تحديد وقت لإنجاز مهمة معينة أو مشروع ما دون معوقات أو مماطلة.^[1]

شاهد أيضًا: فوائد تنظيم الوقت للطالب ، نصائح مهمة أثناء الدراسة

كيفية إدارة الوقت بفاعلية

إنَّ إدارة الوقت خطوة تأتي بعد تنظيم الوقت وتقسيمه، وهي الخطوة المكملة التي تساعد الإنسان على استغلال ذلك الجزء الذي خصصه الشخص وفق البرنامج اليومي، وفيما يأتي سيتم إدراج بعض النصائح والأفكار فيما يخص كيفية إدارة الوقت بفاعلية:

الحصول على عدد ساعات نوم كافية

أولى الخطوات التي تساعد على إدارة الوقت بفاعلية هي الحصول على عدد ساعات كافي من النوم كل ليلة، إذ أنَّ السهر إلى أوقات متأخرة، وعدم أخذ الجسم والعقل حقه من الراحة يؤدي إلى تراجع انتاجية الشخص كل يوم، ويقدر عدد ساعات النوم الكافي ما بين 7 إلى 8 ساعات يوميًا، وقد يحتاج البعض إلى وقت أقل ولا بأس في ذلك لكن يجب أن يحصل على ما يكفيه من الراحة، ويجب عدم النوم أكثر من 8 ساعات لأن ذلك يؤدي إلى التعب والخمول أيضًا وعدم الوصول إلى أعلى درجات الإنتاجية والاستفادة من الوقت بفاعلية.

ترتيب الأولويات حسب أهميتها

لا بدَّ أيضًا بعد ذلك من ترتيب الأولويات والمهمات المتوجبة على الشخض حسب أهميتها، إذ لا يمكن للشخص أن يقوم بجميع المهمات في وقت واحد، ولذلك يفضل أيضًا الابتعاد عن تعدد المهمات في نفس الوقت، ويمكن وضع مهمتين أو ثلاثة مهمات في اليوم، من أجل إنهاء المهمات تباعًا والواحدة تلوَ الأخرى، لأنَّ ذلك يساعد على اكتساب وقت أطول، وعلى عكس ما يتصور البعض، فإنَّ تعدد المهمات لا يساهم في اغتنام الوقت بل يقتل الوقت بالفوضى والعشوائية.

التركيز على المهمة الحالية

إدارة الوقت بفاعلية تعني استغلال هذا الوقت من أجل تنفيذ المهمة المخصصة للعمل فيه بأقصر وقت وعلى أكمل وجه، ولن يتمَّ ذلك إذا لم يتم التركيز على المهمة الحالية التي يعمل عليها الشخص، ويترك بقية المهمات إلى أوقاتها المخصصة، ولا يجب أن يشغل الشخص نفسه بحجم المهمات الكبير الذي ينتظره حتى لا يشتت جهوده وحتى لا تنخفض إنتاجيته.

الابتعاد عن المشتتات

إنَّ المشتتات كثيرة جدًّا في الوقت الحالي، ولا يمكن استغلال الوقت كما يجب إلا من خلال إبعاد هذه المشتتات والتركيز على العمل فقط، ويجب إبعاد الهاتف المحمول أو إغلاقه خلال فترة العمل، ويمكن الرجوع إليه وقت الاستراحة، كما يفضل إذا كان هناك عمل ضروري على الإنترنت استخدام اللابتوب لأنَّه لا يحتوي على كثير من المشتتات مثل التطبيقات ووسائل التواصل الاجتماعي على الموبايل، كما يمكن إخبار الأهل والأصدقاء عن مواعيد العمل حتى لا يقوموا بتشتيت الشخص عن عمله أيضًا.

البدء فورًا وترك المماطلة

معظم الناس يميلون إلى التسويف والمماطلة في تنفيذ الأعمال والمهمات الموكلة إليهم، ولا بدَّ من القول بأن الأمر ليس بهذه السهولة، ولكن يجب التخلي عن المماطلة والبدء فورًا بالمهمة المتاحة مع تنظيم الوقت، وذلك من أجل استغلال الوقت بفاعلية وعدم إضاعة المزيد من الوقت دون فائدة، بالإضافة إلى تخفيف الضغط النفسي والشعور بالراحة من خلال تنفيذ المهمات وإنجازها شيئًا فشيئًا.

التخطيط المسبق

يمكن من خلال عملية التخطيط المسبق لكل مهمة وضع صورة مفصلة للمهمات المخصصة لليوم التالي، فإذ عرف الشخص ما هي المهمات التي يجب أن يؤديها خلال اليوم أو الأسبوع أو الشهر مثلًا، فإنَّه لا بدَّ أن يسعى بكل جهده من أجل تحقيقها، كما أنَّ هذا التخطيط من أهم الأفكار والخطوات في تنظيم الوقت سواء من أجل الدراسة أو غير ذلك، ومن أفضل الأمور في استغلال الوقت وتحقيق الفائدة القصوى.

تحويل المهمات إلى عادات

من الأمور التي يؤكد عليها كثير من الناس والخبراء، تحويل المهمات الرئيسية التي يجب على الشخص القيام بها إلى عادات يومية وروتينية، إذ تساعد هذه الخطوة على المحافظة على الوقت والاستفادة منه بأفضل شكل، كما يتمكن الشخص من إدراة وقته بشكل سلس وسريع دون إضاعة وقته في عشوائية العمل، ويجب عدم كسر الروتين المتبع للمحافظة على هذه المهمات وإنجازها بأقصر وقت، ويمكن تطبيق هذا النظام في العمل أو المدرسة أو البيت.

تناول الطعام الصحي

إنَّ جسد الإنسان وعقله هي الأدوات الرئيسية التي يمتلكها في حياته من أجل تنفيذ جميع المهمات الجسدية منها والعقلية، ولذلك يجب على كل شخص الاهتمام بتناول الطعام الصحي والمغذي، وهي الأطعمة التي تحتوي على الفيتامينات والبروتينات، والاعتماد على الأطعمة التي تعزز طاقة الجسم وتمنح النشاط والحيوية، والإكثار من الفواكه والخضروات، ويجب أن يبتعد عن المأكولات المضرة للصحة مثل الوجبات السريعة.

ممارسة الرياضة‎‎

تساعد الرياضة على المحافظة على نشاط الجسم بشكل دائم، وتساعد على تنشيط الذهب والعقل وزيادة التركيز، وقد ربطت كثير من الدراسات بين الرياضة ونمط الحياة الصحي المتبع مع إنتاجية العمل وزيادتها بشكل إيجابي ملحوظ، ولا بأس من ممارسة الرياضة كل ثلاثة أيام مثلًا والذهاب إلى الصالة الرياضة والاستمتاع بوقت خاص أيضًا.

الحصول على وقت راحة

إنَّ أخذ فترات من الراحة خلال أوقات العمل يساعد على زيادة التركيز وزيادة نشاط الإنسان خلال العمل، رغم أنَّ بعض الأشخاص يعتقد أن فترات الراحة تأتي بعد انتهاء العمل، ولكنَّ ذلك غير صحيح، لأنَّ الجسم يفقد كثيرًا من نشاطه وعنفوانه وتركيزه بعد مرور ساعتين من العمل، ومن خلال استراحة قصيرة يمكن البدء من جديد بنشاط كبير وهمة عالية تساعد على استغلال الوقت إلى أقصى حد ممكن خلال العمل أو الدراسة أو غير ذلك.

شاهد أيضًا: كيفية التخلص من الضغط النفسي في الدراسة

أهداف إدارة الوقت

إنَّ إدارة الوقت تسعى بشكل رئيسي إلى استغلال الوقت المتاح والاستفادة منه كما يجب، وهذا من شأنه أن يؤدي للوصول إلى أهداف أخرى كثيرة، وفيما يأتي سيتم إدراج أهم أهداف إدارة الوقت:

• تحقيق أكبر قدر من الفائدة من خلال إنجاز المهمات بأقصر وقت، وبالتالي إنجاز عدد أكبر من المهمات.
• توفير بعض الوقت من أجل استغلاله في مهمات أخرى، أو من أجل الأنشطة الشخصية والراحة، ويمكن استغلاله أيضًا في تطوير شخصية الإنسان ومهاراته المختلفة.
• توفير كثير من المال، وخصوصًا لدى الشركات، إذ أنَّ إدارة الوقت بفاعلية تؤدي إلى تقليص عدد ساعات العمل وتوفير كثير من أجور العمال وغير ذلك.
• المحافظة على صحة الإنسان، لأنَّ إدارة الوقت تساهم في تقليص ساعات العمل والحصول على راحة أكبر.
• إتقان العمل بشكل أكبر، حيث أن تنظيم الوقت والاستعداد للمهمة والتركيز عليها يؤدي إلى إتقانها بأفضل شكل.

خطوات إدارة الوقت

يبحث بعض الأشخاص عن الخطوات الفعلية والعملية التي يمكن من خلالها البدء بإدراة الوقت، ورغم أنَّ نصائح كيفية إدراة الوقت التي تمَّ إدراجها تساعد بشكل كبير في البدء بإدارة الوقت، إلا أنَّ البعض يرغب بها مفصلةً، وفيما يأتي سيتم إدراج خطوات إدارة الوقت:

• لا تنتظر شيئًا: لا تنتظر الغد حتى تبدأ بإدارة الوقت، إمسك ورقة وقلم وابدأ بكتابة المهمات التي يجب عليك القيام بها، وقسم وقتك حسب المهمة والوقت الذي تحتاج إليه.
• النوم الكافي: يجب النوم مبكرًا من أجل الاستيقاظ في اليوم التالي بكامل النشاط والحيوية، والعمل بإتقان وسرعة كبيرة.
• ابدأ بالمهمة الأهم: من الضروري أن يبدأ الشخص بالمهمة الأهم والأصعب، أو التي يجب عليه تنفيذها في أقرب وقت، يساعد ذلك في تخفيف الضغط، والبدء بالأعمال الأخرى بنشاط وحيوية.
• أبعد عنك الهاتف المحمول: لا تعمل وأنت تنظر كل دقيقة إلى الهاتف المحمول، لأنَّ هذا سيؤدي إلى ضعف الإنتاجية، وعدم استغلال الوقت بالشكل المطلوب، أبعد الموبايل وغيره من المشتتات، وابدأ بالتركيز على عملك.
• خذ استراحة: كل فترة خذ دقائق قصيرة من 10 إلى 15 دقيقة كاستراحة من أجل استعداة النشاط والبدء بالعمل من جديد.
• تعود أن تقول لا: يجب أن تحافظ على نفسك وعملك، وأن تعرف ما هو الأكثر فائدة لك، لذلك يجب أن تتعلم كيف تقول لا، وأن لا تنجر وراء دعوات الأصدقاء خصوصًا في أوقات العمل أو الدراسة المهمة.
• لا تكثر من المهمات: العمل على كل مهمة على حدة، يساعد على إنجاز العمل بإتقان أكبر وبوقت أقصر، بعيدًا عن التشتت والفوضوية.

فوائد إدارة الوقت

توجد كثير من الفوائد التي تعود على الإنسان بنفع كبير، ولن يشعر الإنسان بقيمة هذه الفوائد إلا بعد أن يجرب تنظيم وقته وإدارته بشكل جيد، وعدم ترك الأمور تسير بشكل عشوائي، وفيما يأتي سيتم إدراج أهم الفوائد التي تنتج عن إدراة الوقت:

الحصول على مزيد من الوقت

من أهم الفوائد التي يحصل عليها الإنسان من خلال إدارة الوقت هي الحصول على مزيد من الوقت كل يوم، لأنَّ إدارة الوقت تساعد على إنجاز المهمات خلال وقت أقصر مما تتطلبه عادةً، لأنَّ الوقت العشوائي دون إدارة يؤدي إلى استهلاك وقت أطول مما يتطلبه الأمر، وهذا يؤدي إلى هدر وقت كبير، بينما بالإدارة يجد الإنسان وقتًا أطولًا ومتسعًا أكبر لإنجاز مهمات أخرى، واستغلال الوقت في الترويح عن النفس والأنشطة الشخصية المخلتفة.

النجاح وتحقيق الهدف

إدارة الوقت أحد أسرار النجاح في جميع مجالات الحياة، ولا شكَّ أنَّ كثيرًا من الجوانب والأمور تتعلق بالنجاح وتحقيق الهدف، ولكنَّ إدارة الوقت تضمن تحقيق الأهداف بشكل أسرع، ويصبح عند الإنسان عزيمة أكبر على تحقيق مقدار أكبر من المهمات الواحدة تلو الأخرى دون الشعور باليأس أو الإحباط، وبالتالي المضي في طريق التقدم والنجاح.

تخفيف التوتر والضغط النفسي

يعاني الإنسان من حالة من الضغط النفسي والتوتر إذا لم يستطع إنجاز مهمة في وقتها المحدد، خصوصًا إذا ما وقع تقصير كبير في العمل، بينما تساعد إدارة الوقت على إنهاء المهمات في وقتها المحدد، أو بأقل من الوقت المخصص لها، وبالتالي تخفيف التوتر والضغط النفسي، والحصول على وقت للراحة واستعادة التوازن والتركيز والنشاط، وبالبدء من جديد بالعمل بهمة عالية.

الفرق بين تنظيم الوقت وإدارة الوقت

يختلف مصطلح إدارة الوقت عن مفهوم تنظيم الوقت عمومًا، حيث أنَّ مفهوم تنظيم الوقت يشير إلى تقسيم الوقت المتاح أمام الإنسان إلى أقسام يشغَل كل منها بمهمة أو مهمات معينة، ولا يلتفت إلى المهمات الأخرى في ذلك الوقت، وبناءً على ذلك يمكن تخصيص جزء من الوقت للعمل، وجزء للقراءة، وجزء للجلوس مع الأسرة، وجزء من أجل الراحة وغير ذلك، بينما يشير مصطلح إدارة الوقت كما سبق إلى الكيفية والطريقة التي يتعامل معها الشخص مع هذا الوقت الذي تمَّ تقسيمه، حيث يمكن أن يقسم الإنسان وقته ويخصص مثلًا من الساعة الثامنة صباحًا حتى الساعة الواحدة ظهرًا من أجل عمل أو مهمة معينة، وهذا ما يدعى تنظيم الوقت، أمَّا إدارة ذلك الوقت، فهي كيفية استغلال تلك الفترة لإنجاز المهمة على أكمل وجه خلال الوقت المحدد دون تجاوز الوقت ودون إهمال إنجاز أي جزء من المهمة، وبالتالي فإنَّ إدارة الوقت جزء مكمل لتنظيم الوقت بشكل مثالي والحصول على الفائدة القصوى من الوقت.

شاهد أيضًا: كيف انام بسرعة ، كم ساعة يجب أن أنام

كيفية إدارة الوقت بفاعلية pdf

يرغب بعض الزوار بالحصول على ملف كيفية إدارة الوقت بفاعلية بصيغة pdf من أجل الاحتفاظ به على الهاتف المحمول أو على الحاسوب، أو من أجل استخدامه في أغراض أخرى، مثل طباعة الملف واستخدامه ورقيًا والتعديل عليه، أو توزيعه على الأصدقاء من أجل تشجيعهم على إدراة الوقت بسهولة، ويمكن الوصول إلى ملف كيفية إدارة الوقت بفاعلية pdf من خلال الضغط على الرابط التالي “من هنا“.

في ختام مقال كيفية إدارة الوقت بفاعلية .. خطوات إدارة الوقت تعرفنا على مفهوم إدارة الوقت، وتعرفنا على أهمية إدارة الوقت بالنسبة للإنسان وبالنسبة للنجاح في شتى مناحي الحياة، وعلى خطوات إدراة الوقت بشكل موجز وكيفية إدارة الوقت وتنظيمه، كما تمُّ إدراج لمحة عن أهمية إدارة الوقت وغير ذلك من المعلومات المتعلقة.